Organización de eventos: ¿qué debo hacer para que sea exitoso?

Si tienes en mente organizar un evento, ya sea en la preparatoria o en la universidad, deberás tomar en cuenta que será un reto, ya que te encontrarás con trámites, permisos y otros requerimientos. Es por ello, que te recomendamos tener mucha organización y prepararte de manera anticipada para que tu evento salga mejor de como lo habías pensado.

A continuación, te mencionamos los principales elementos que deberás tener en cuenta para que logres organizar tu evento de manera exitosa.

¿Cómo organizar un evento exitoso?

Concepto del evento:

La conceptualización de tu evento es la principal pieza clave para saber si tu proyecto es factible y que puedas lograr tus objetivos. Es por esto, que para iniciar, deberás hacerte una serie de preguntas para que tengas claro qué y cómo lo realizarás:

• ¿Para quién será el evento?

• ¿Qué temáticas le interesa a este grupo?

• ¿Cómo puedo hacer el tema posible a través de la decoración, vestuario y la comida?

• ¿Cuál es el objetivo de este?

• ¿Cuánto presupuesto necesitas?

• ¿Cómo vas a recuperar lo invertido?

Inicia contestándote estas preguntas, haz cálculos de cuánto deberás vender entre entradas, comida, juegos, etc. Para que tu evento sea rentable y tus números terminen en verde.

Lista de invitados: 

Ahora que ya sabes de qué tratará tu evento, continua por preguntarte, ¿quiénes serán mis invitados especiales? Aquellos que le agreguen valor a tu ceremonia, dependiendo de la naturaleza del evento que hagas, estos pueden variar entre, profesores, imágenes públicas, personas de gobierno, comediantes, entre otros.

Una correcta selección de tu lista de invitados especiales le agregará valor a tu evento y creará interés en tus alumnos y colaboradores.

Espacio físico: 

Este punto es crucial para llevar a cabo tu evento, ya que, si no tienes un lugar apartado, no hay evento. Nuestra recomendación es que antes de definir una fecha, primero tengas algún lugar reservado, esto se debe a que en la mayoría de los casos, la fecha de tu evento estará sujeto a la disponibilidad del lugar.

En el Tecnológico de Monterrey, te abrimos las puertas y te invitamos a conocer sus venues de primer nivel para que realices un evento único e inolvidable. Dentro de nuestro amplio catálogo de inmuebles podrás rentar un espacio ideal para realizar diversos tipos de eventos como reuniones ejecutivas, eventos empresariales, espectáculos musicales, eventos deportivos y más. Contamos con espacios disponibles en:}

• Monterrey

• Ciudad de México

• Cuernavaca

• Querétaro

• León

• Metepec

• Puebla

• San Luis Potosí

• Toluca

Presupuesto: 

Analicemos juntos la viabilidad y el precio de tu evento. Comencemos por realizar una lista de lo que necesitarás, desde la renta de sillas, hasta el servicio de catering. En este apartado presta mucha atención, ya que por más insignificante que parezca alguno de los elementos, estos suman al presupuesto final de tu evento.

Te aconsejamos separar por secciones los elementos del presupuesto, es decir, realiza divisiones como: comida, decoración, local, etc. Esto te servirá para que a un lado definas el proveedor para eventos que necesitas y el monto a pagar.

Buscar tus proveedores de eventos: 

Como recomendación, inicia buscando quién será tu proveedor del espacio físico y servicio de catering, debido a que son lo más importante. Ya que cuentes con esto, deberás hacer lo mismo con la decoración, mobiliario, DJ, entre otros.

Si aún no cuentas con un proveedor del servicio de catering, no te puedes perder las opciones que en Market TEC tenemos para ofrecerte, desde un delicioso Soufflé de elote que le dará estilo a tu fiesta, hasta la clásica charola de marinitas de carnes frías que no puede faltar en ningún evento. ¡Conoce todas las opciones que Tec Food tiene para ti!

Promoción: 

Por último, no te puedes olvidar de la promoción del evento, ya que es altamente importante. Ya sea una venta de tickets, por invitaciones y/o confirmación, necesitarás tener pautada la asistencia del evento para todo aquello que se presupueste tenga sentido.

Procura darle promoción en físico y en redes sociales por lo menos un mes antes de la fecha de tu evento, esto ayudará a alcanzar a un público mucho mayor.

En Market TEC queremos ayudarte a que realices tu evento de manera más sencilla, es por esto que te invitamos a que no pierdas tiempo con trámites largos con los proveedores que en el TEC tenemos para ofrecerte.

¡Queremos escuchar tu evento! Contamos con la posibilidad de que TECstore te acompañe en el evento y promocionar su catálogo más reciente. Por otro lado, si eres EXATEC y necesitas apoyo, también pueden consultar el calendario de eventos para que no te pierdas de ninguno de nuestros eventos.